[Giải đáp] Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn

1. Tạm ứng là gì?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì tạm ứng là tên gọi của một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp cấp cho nhân viên (người nhận tạm ứng) để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Đối với trường hợp tại doanh nghiệp có 01 nhân viên thường xuyên nhận tạm ứng thì phải có văn bản chỉ định do Giám đốc ký và xác nhận.

2. Giải đáp: Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn

Trước khi tìm hiểu tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn, chúng ta cùng nhau tìm hiểu sơ bộ về tài sản và nguồn vốn của một doanh nghiệp.

• Tài sản của doanh nghiệp là vật chất sử dụng để sản xuất hoặc tiêu dùng, bao gồm tiền và các khoản tương đương tiền, các giấy tờ có giá trị bằng tiền, các quyền thuộc quyền quản lý, sở hữu của doanh nghiệp, các hiện vật như hàng hoá, tài sản hữu hình, nguyên vật liệu,… Ngoài việc được hình thành từ sự góp vốn của chủ và các nhà đầu tư thì tài sản của doanh nghiệp cũng có thể hình thành và tích lũy từ hoạt động kinh doanh. Tài sản có nguyên giá và chắc chắn sẽ thu về lợi ích trong tương lai. Tài sản của doanh nghiệp chia thành hai loại chính là tài sản dài hạn và tài sản ngắn hạn.
• Nguồn vốn của doanh nghiệp là nguồn hình thành trên tài sản của doanh nghiệp. Nguồn vốn của doanh nghiệp được chia thành 2 loại là nguồn vốn chủ sở hữu và các khoản nợ phải trả.

Về cơ bản, tài sản và nguồn vốn chỉ là hai mặt khác nhau của vốn. Cụ thể, nguồn vốn là biểu hiện trừu tượng, chỉ ra phạm vi sử dụng hay nguồn huy động tài sản còn tài sản chính là biểu hiện hình thái cụ thể của vốn của doanh nghiệp. Phân biệt tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn phục vụ cho việc phân loại khoản tạm ứng vào danh mục phù hợp trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. 

Như vậy, có thể hiểu tạm ứng mà cụ thể là khoản tạm ứng của doanh nghiệp cấp cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được giao là một khoản tài sản của doanh nghiệp.

3. Tài khoản 141 là gì, Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng 

Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 là tài khoản phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 theo thông tư 200 như sau:

Bên Nợ:

Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.

Bên Có:

• Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
• Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
• Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.

Số dư bên Nợ:

Số tạm ứng chưa thanh toán

>>> Có thể bạn quan tâm: Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên xử lý như thế nào?

4. Hạch toán tạm ứng và một số hiểu lầm khi hạch toán tài khoản 141

4.1 Hạch toán tạm ứng

• Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có các TK 111, 112, 152,…

• Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, …

Có TK 141 – Tạm ứng.

• Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 141 – Tạm ứng.

• Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…

Có TK 111 – Tiền mặt.

4.2 Một số hiểu lầm khi hạch toán tài khoản 141

• Ghi nhận tạm ứng lương là một khoản tạm ứng, hạch toán vào tài khoản: Về bản chất, khoản tạm ứng lương cho người lao động là thanh toán tiền lương cho người lao động dựa trên một nhu cầu cấp thiết của họ nên tạm ứng lương là nợ phải trả của doanh nghiệp, hạch toán vào TK 334.
• Ghi nhận một khoản chi tiền không phải cho nhân viên và không nhằm mục đích kinh doanh của doanh nghiệp: Căn cứ theo điểm a, c Khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì người nhận tạm ứng là nhân viên của doanh nghiệp và mục đích nhận tạm ứng là để hoàn thành nhiệm vụ được giao có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, bản chất một khoản chi tiền không cho nhân viên và không nhằm mục đích kinh doanh của doanh nghiệp không phải một khoản tạm ứng và không được ghi nhận vào tài khoản 141.

Ví dụ: Ngày 21/5/2022, Giám đốc yêu cầu chi tạm ứng cho Chị A – người quen của giám đốc, số tiền 20 triệu đồng. Kế toán hạch toán đúng như sau:

Nợ TK 1388 : 20.000.000 đ (Chi tiết tên chị H)

Có TK 112 : 20.000.000 đ